Efecto Placebo.

Crear y usar tablas dinámicas en Excel

Partiendo de la base que disponemos de una tabla de datos en Microsoft Excel, podemos crear y usar tablas dinámicas en Excel para sacarle todo el partido a esa serie de datos que en conjunto tienen un valor importantísimo. Este ejercicio va a permitir y resumir fácilmente datos complejos en una tabla dinámica. Efectivamente, crear y usar tablas dinámicas en Excel nos dará respuestas a cuestiones específicas de toda la información de la tabla base que a priori cuesta ver a simple vista.

Obviamente y como siempre comento, antes de empezar a manipular los datos es recomendable realizar una copias de seguridad para tener siempre a buen recaudo nuestra información.

Con ejemplos todo se ve más claro

Seguidamente, un ejemplo nos ayudará a entender cómo crear y usar las tablas dinámicas en Excel. En este caso, se trata de una tabla con la venta de teléfonos por parte de diferentes vendedores en una tienda:



Estos datos no son verídicos, simplemente son un ejemplo para realizar el tutorial. La hoja de excel se puede descargar directamente desde este enlace

Crear tablas dinámicas en Excel

Como ya tenemos nuestra tabla base ya entrada ahora vamos a insertar la tabla dinámica. Para ello, seguiremos los pasos:

  1. Seleccionamos la tabla base ya creada con la información de la tienda




  2. Desde el menú Insertar, en la sección tablas, pulsamos en Tabla dinámica.




  3. Ahora toca proporcionar la ubicación de destino para la tabla dinámica.
  4. A continuación, aparece una ventana de asistente para indicar en qué lugar posicionaremos cada campo de la tabla origen. Debemos tener en cuenta que se divide en cuatro secciones o áreas: filtros, columnas, filas y valores. Cada vez que se ubique un campo, aparecerá instantáneamente en la tabla dinámica que estamos construyendo, de tal manera que veremos en todo momento nuestro resultado. Además, el asistente nos ayuda proporcionandonos tablas dinámicas recomendadas para seguir con el proceso sin mayor complicación. Los filtros son opcionales según la necesidad de cada ejercicio.


    En este caso, se trata de saber quien a vendido el teléfono iPhone 6 y las cantidades asociadas con sus precios. Para ello, he divido los campos en las siguientes secciones:


    Filtros: Modelo
    Columnas: Valores
    Filas: Vendedor
    Valores: Suma de Cantidad, Suma de Precio Unidad y Suma de Precio Total





    El resultado será el siguiente:



Utilizar tablas dinámicas en Excel

Tan pronto como este creada la tabla dinámica, usaremos los desplegables para conocer toda la información derivada de la tabla origen. Es decir, podremos dar respuesta a todo tipo de preguntas que se plantean. Algunas de estas preguntas podrían ser:

- ¿Cuántos teléfonos ha vendido Sandro?
- ¿Cuántos iPhone 6 se han vendido en total en la tienda?
- ¿Quién ha vendido teléfonos Xaomi?
- ¿Cuánta recaudación ha habido entre Sandro y Elisabeth?
- ¿Cuántos Samsung ha vendido Raquel?

Modificar tablas dinámicas en Excel

Posteriormente a la creación de una tabla dinámica si lo que deseas es modificar el aspecto o el contenido deberás:

  1. Selecciona una celda de la tabla dinámica.
  2. En el menú, selecciona Herramientas de las tablas dinámicas, para disponer de todas las opciones de cambio.

Indiscutiblemente, utilizar las tablas dinámicas es la mejor manera de obtener toda la información de nuestras tablas y responder a muchas preguntas sugeridas sobre estas con un simple clic.

Sobre el autor

Alberto
Técnico informático apasionado de la tecnología y todo lo relacionado con la informática. Me gusta el senderismo y la fotografía. Escribo y comparto en EfectoPlacebo.com desde 2009. (Más sobre mí).